Время — наш самый ценный ресурс. Время дороже денег. Деньги можно потерять и вернуть. Время, потерянное один раз, уже никогда не будет восстановлено. Когда дело доходит до тайм-менеджмента, все играют либо в шахматы, либо в шашки. Игра в шахматы для активных. Успешный шахматист думает на два-три хода вперед по сравнению с игроком в шашки, который сосредотачивается только на ходу прямо перед собой. В какую игру ты играешь? Позвольте мне поделиться историей, чтобы помочь вам принять решение. Я был директором автомастерской. Мой лучший техник сказал мне за несколько месяцев до того, что покидает мою организацию. 1 мая он сказал мне, что его последний рабочий день будет 31 мая, так что времени найти замену предостаточно. Поиски новой техники я начал 30 мая в 16:00! К сожалению, я играл в шашки. Возникает вопрос, как не играть в шашки и с пользой использовать наше время? Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» делит тайм-менеджмент на четыре квадранта. В этой статье я расскажу об этих кварталах. Поняв области, на которых сосредоточен Кови, мы поймем, в какую игру мы на самом деле играем.
Квадрант № 1 – Важное и срочное
Основная причина, по которой мы заканчиваем играть в шашки, заключается в том, что мы ждем, пока задача станет важной и срочной, прежде чем начать. Когда мне понадобился техник, и я не искал его до последней минуты, я действовал за пределами этого квадранта. Это приводит к тушению пожаров. Ожидание окончания денежного потока, чтобы начать маркетинговый план, и невозможность отбалансировать шины, потому что мы отложили заказ на тонну колес, — это другие распространенные примеры, которые переводят нас в режим пожаротушения. Раньше я думал, что еду на работу на красной пожарной машине. Если вы просто реагируете на то, что принесет день, вы можете припарковать красную пожарную машину на подъездной дорожке.
Квадрант № 2 – Важно и не срочно
Это шахматный квадрант. Выполняя важные, НО НЕсрочные задачи, вы настраиваете себя на контроль своего времени и не позволяете времени управлять вами. Внедрение стратегии найма ДО открытия, планирование маркетинговых мероприятий в маркетинговом календаре и планирование ежедневных мероприятий на следующий день после закрытия текущего дня — вот примеры действий в этом квадранте. У нас есть возможность помочь нашим клиентам играть в шахматы. Мы можем сэкономить им время и деньги, сообщив им о ценности инвестиций в график технического обслуживания их автомобилей. Приезжать на техническое обслуживание каждые три месяца важно, но не срочно по сравнению с покупкой нового двигателя, чтобы он подходил к первому кварталу. Подумайте, насколько лучше были бы наши компании, если бы мы все играли в одну и ту же игру.
Квадрант № 3 – Неважно, но срочно
Ежедневные перерывы и определенные телефонные звонки и электронные письма попадают в эту категорию. Часто неумение эффективно делегировать полномочия приводит к тому, что мы действуем в этом квадранте. Как бизнес-менеджеры, мы иногда попадаем в ловушку, думая, что должны решать все проблемы, работать над каждым автомобилем и удовлетворять каждого клиента. Если мы сравним нашу повседневную деятельность с грандиозным планом нашего видения бизнеса, мы можем обнаружить, что многие вещи, которыми мы занимаемся, не важны. Я обнаружил это много лет назад, когда я был на моем первом назначении в качестве регионального менеджера. Сначала я разговаривал с тремя-четырьмя покупателями в день о проблемах, которые следует решать на уровне магазина. В то время я управлял семнадцатью точками. Ко мне приходили менеджеры, которые просили совета и помощи по самым элементарным вопросам. Каждый день я приходил домой расстроенный и уставший. Однажды, когда один из моих менеджеров подошел ко мне с фундаментальной проблемой, я задал ему важный вопрос: что, по вашему мнению, мы должны сделать, чтобы ее решить? К моему удивлению, у него был ответ. Затем я поблагодарил его за решение вопроса и попросил сообщить мне об окончательном результате. Такой подход позволил мне сыграть в игру, которую я хотел, и вернуть свою пожарную машину на станцию, которой она принадлежит. Это сделает то же самое для вас.
Квадрант № 4 – Неважно и не срочно
В эту категорию попадают занятая работа, трата времени, а также некоторые телефонные звонки и электронные письма. Как владелец, любая задача, которая не является важной или срочной, отвлекает. Важно определить и устранить эти ежедневные отвлекающие факторы, которые есть у всех нас. Вопрос, который мы должны задать себе, заключается в том, как бизнес согласуется с моим видением компании? Если мы не можем найти ответ, действие попадает в этот квадрант и должно быть устранено. Мы должны быть осторожны, чтобы наши люди не проводили время в этом квадранте. Многие владельцы магазинов, с которыми я разговаривал, придерживаются в своих магазинах запрета на использование мобильных телефонов. Это может помочь помешать нашим людям играть в шашки на время. Мы живем в эпоху смартфонов, текстовых сообщений и социальных сетей, которые могут отвлекать. Политика в отношении мобильных телефонов — отличный пример устранения ненужных отвлекающих факторов.
Напоминает мне главного героя, которого сыграл Тим Роббинс в фильме «Побег из Шоушенка». Он отбывал пожизненный срок за преступление, которого не совершал, а через 20 лет совершил неожиданный побег из тюрьмы. Каждый день он рылся в стене своей камеры, важное, но не срочное дело. Он придерживался этой дисциплины каждый день, избегая ненужных отвлекающих факторов. Персонаж Тима играл в шахматы, и это вывело его на новый уровень. В какую игру ты хочешь играть?